Warum die Wahl des richtigen Inkassodienstleisters so wichtig ist
Wenn Kunden ihre Rechnungen nicht bezahlen, kann das schnell zum Problem für dein Unternehmen werden – im schlimmsten Fall benötigst du Inkasso, um deine offenen Forderungen einzutreiben. Doch nicht jede Inkasso-Lösung ist gleich: Es gibt erhebliche Unterschiede in Seriosität, Effizienz und Kosten. Offene Forderungen binden Kapital, erschweren deine Liquiditätsplanung und kosten Nerven.
In diesem Artikel erfährst du, worauf du achten solltest, um den passenden Inkassopartner für dein Unternehmen zu finden.
Das erwartet dich in diesem Artikel
Inhaltsverzeichnis
Welche Risiken bestehen bei der falschen Wahl eines Inkassodienstleisters?
Ein professioneller Inkassodienstleister kann dir helfen, ausstehende Zahlungen einzutreiben. Doch nicht jedes Unternehmen arbeitet seriös, effizient oder transparent. Außerdem gibt es große Unterschiede bei den Preismodellen und technischen Lösungen. Inkassounternehmen unterscheiden sich stark in ihrer Arbeitsweise, Seriosität und den angebotenen Konditionen. Die falsche Wahl eines Inkassopartners kann dein Unternehmen also nicht nur finanziell belasten, sondern auch dein Image schädigen. Um das zu vermeiden, solltest du genau hinschauen.
Typische Probleme, die du vermeiden solltest:
- Fehlende Seriosität & Insolvenzrisiko
- Intransparente Kostenmodelle
- Technische Möglichkeiten
- Schlechte Kommunikation
Monatliche Pauschalen sind in der Branche selten. Meistens erfolgt die Abrechnung auf Erfolgsbasis oder gegen feste Gebühren.
Willst du jede Forderung manuell hochladen, per Excel-Liste übertragen oder eine automatische Schnittstelle nutzen? Nicht jedes Inkassounternehmen bietet flexible Lösungen.
Wenn das Inkassobüro schwer erreichbar ist oder keine regelmäßigen Updates liefert, kann das schnell frustrierend werden.
1. Seriöses Inkasso
Bevor du dich für einen Anbieter entscheidest, solltest du sicherstellen, dass er seriös arbeitet. Ein guter Hinweis ist der Eintrag im Rechtsdienstleistungsregister, denn Inkassodienstleistungen sind in Deutschland reguliert.
Auch eine Mitgliedschaft im Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen (BDIU) spricht für Seriosität.
Vertraue nicht allein auf Google Bewertungen, Inkasso-Dienstleister werden häufig von Schuldnern schlecht bewertet, stimme das Mahnvorgehen mit dem Anbieter ab.
- Reduziere dein Risiko und lass dir Referenzen zeigen
- Überprüfe die Beitreibungsquote
- Eine seriöse Schuldnerkommunikation schützt das Image deines Unternehmens
Es lohnt sich, hier sorgfältig vorzugehen. Schließlich willst du nicht nur offene Rechnungen eintreiben, sondern auch sichergehen, dass dein Inkassopartner zuverlässig arbeitet. Nicht selten kommt es auch vor, dass ein Inkassounternehmen selbst einen Insolvenzantrag stellen muss. Die Wahl des richtigen Partners
Vorteile
Herausforderungen
2. Kostenmodelle im Inkasso: Erfolgsbasis oder feste Gebühren?
Die meisten Inkassounternehmen rechnen auf Erfolgsbasis ab, das heißt, sie erhalten eine Provision nur dann, wenn sie die Forderung erfolgreich eintreiben.
Alternativ gibt es Anbieter (insb. Rechtsanwaltskanzleien), die mit festen Gebühren arbeiten – hier zahlst du unabhängig vom Erfolg eine bestimmte Summe pro Auftrag.
Einige Anbieter werben auch damit, dass sie die Inkassokosten auf die Schuldner umlegen, die Rechtsprechung befindet sich hier jedoch derzeit in der Prüfung, inwieweit dies gesetzlich konform ist (Stand Feb 2025).
- Erfolgsabhängige Vergütung
- Feste Gebühren
- Monatliche Pauschalen
Je nach Anzahl und Höhe deiner offenen Forderungen solltest du das Modell wählen, das für dich am besten passt.
Eine erfolgsabhängige Vergütung, ist aus unserer Sicht empfehlenswert. Du zahlst nur, wenn das Inkassobüro erfolgreich ist. Die Provision liegt meistens im einstelligen Prozentbereich der Forderungssumme. Je nach Anzahl der Forderungsausfälle im Jahr sowie je nach Komplexität der Fälle kann es auch hier bis in den zweistelligen Prozentbereich gehen.
In bestimmten Fällen lohnt sich auch der Wechsel von einer reinen Inkassoleistung hin zu einer Factoringlösung. Anders als beim Inkasso wird dann für jede angekaufte Forderung eine Gebühr fällig, jedoch kann sich dies für Unternehmen lohnen.
Vorteile
Herausforderungen
3. Technische Anbindung im Inkasso – Welche Optionen gibt es?
Ein oft unterschätzter Punkt bei der Wahl eines Inkassodienstleisters ist die technische Integration. Wie möchtest du offene Forderungen übermitteln? Je nach Anbieter gibt es verschiedene Möglichkeiten:
- Manuelle Eingabe über ein Online-Portal
- Excel-Import
- Automatisierte Schnittstelle (API)
Je nach Anzahl und Höhe deiner offenen Forderungen solltest du das Modell wählen, das für dich am besten passt.
Eine erfolgsabhängige Vergütung, ist aus unserer Sicht empfehlenswert. Du zahlst nur, wenn das Inkassobüro erfolgreich ist. Die Provision liegt meistens im einstelligen Prozentbereich der Forderungssumme. Je nach Anzahl der Forderungsausfälle im Jahr sowie je nach Komplexität der Fälle kann es auch hier bis in den zweistelligen Prozentbereich gehen.
In bestimmten Fällen lohnt sich auch der Wechsel von einer reinen Inkassoleistung hin zu einer Factoringlösung. Anders als beim Inkasso wird dann für jede angekaufte Forderung eine Gebühr fällig, jedoch kann sich dies für Unternehmen lohnen.
Vorteile
Herausforderungen
Bei der Auswahl eines geeigneten Inkassodienstleisters, empfiehlt es sich verschiedene Faktoren zu überprüfen, wie z.B. die technische Anbindung, die Beitreibungsquote und die Seriosität des Anbieters hinsichtlich der Kommunikation. Besonders wenn du regelmäßig offene Forderungen hast, lohnt es sich, einen Anbieter zu wählen, der eine automatisierte Schnittstelle bietet. Eine schlechte Wahl kann dich nicht nur Geld, sondern auch wertvolle Kundenbeziehungen kosten.
Fazit
Die Wahl eines Inkassodienstleisters ist eine wichtige Entscheidung, die du nicht überstürzen solltest. Achte besonders auf Seriosität, transparente Preismodelle und moderne technische Lösungen.
✅ Prüfe, ob der Anbieter finanziell stabil und seriös ist
✅ Vergleiche die Preismodelle – Erfolgsbasis ist am häufigsten
✅ Überlege, welche technische Anbindung für dich am besten passt
Wenn du unsicher bist, kann es sich lohnen, Expertenrat einzuholen oder auf Empfehlungen aus der Branche zu setzen. Ein zuverlässiger Inkassopartner sorgt nicht nur für den erfolgreichen Forderungseinzug, sondern schützt auch deine Kundenbeziehungen und dein Unternehmensimage. Gerne unterstützen wir bei der Wahl des richtigen Anbieters und empfehlen seriöse Inkassodienstleister weiter.
faq
Häufig gestellte Fragen (FAQ) zum Thema Inkasso
Ein Inkassounternehmen übernimmt für dich das Forderungsmanagement und versucht, ausstehende Zahlungen von Kunden einzutreiben. Dabei hält es sich an die gesetzlichen Vorgaben und kann außergerichtlich sowie – falls notwendig – gerichtlich vorgehen.
Ein Inkassodienstleister ist sinnvoll, wenn Zahlungsfristen überschritten wurden und der Kunde trotz Mahnungen nicht zahlt. Besonders bei hartnäckigen Fällen kann ein professionelles Inkasso helfen, deine Forderung durchzusetzen, ohne dass du selbst Zeit und Energie investieren musst. Zugleich ist eine Inkassodienstleistung in der Regel günstiger als die Beitreibung durch Kanzleien.
Das kann stark variieren. Manche Forderungen lassen sich innerhalb weniger Tage eintreiben, andere brauchen Wochen oder Monate. Falls es zu einem gerichtlichen Mahnverfahren kommt, kann sich der Prozess zusätzlich verzögern.
Zahlt der Schuldner trotz Inkassoverfahren nicht, kann der nächste Schritt ein gerichtliches Mahnverfahren oder eine Zwangsvollstreckung sein. Dein Inkassodienstleister kann dich dabei unterstützen oder an einen Anwalt übergeben.
Ja, bevor du ein Inkassobüro beauftragst, kannst du es mit freundlichen Zahlungserinnerungen und Mahnungen versuchen. Dies hat auch den Vorteil, dass du Mahngebühren selbst vereinnahmen kannst.
Manche Unternehmen setzen auch auf Factoring, bei dem Forderungen direkt verkauft werden.
Google-Rezensionen sind bei Inkassounternehmen oft wenig hilfreich, weil sie hauptsächlich von Schuldnern stammen. Diese bewerten das Unternehmen meist negativ – nicht unbedingt, weil es unseriös arbeitet, sondern weil sie selbst unzufrieden mit der Situation sind. Oft fühlen sich Schuldner im Recht oder möchten ihrem Ärger Luft machen, unabhängig davon, ob das Inkassounternehmen korrekt gehandelt hat.
Wenn du dir unsicher bist, ob ein Inkassodienstleister seriös ist, solltest du dich nicht auf Online-Bewertungen verlassen, sondern gezielt prüfen:
✅ Eintrag im Rechtsdienstleistungsregister: Nur registrierte Inkassounternehmen dürfen in Deutschland Forderungen eintreiben.
✅ Mitgliedschaft im BDIU: Der Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen hat strenge Qualitätsrichtlinien.
✅ Bonitätsprüfung des Unternehmens: Ein Blick ins Handelsregister oder eine Wirtschaftsauskunft kann helfen, finanzielle Stabilität zu bewerten.
✅ Referenzen & Empfehlungen: Seriöse Anbieter können dir erfolgreiche Fälle und zufriedene Kunden nachweisen.
Falls du Unterstützung bei der Auswahl brauchst, helfen wir dir gerne weiter! Wir kennen den Markt und wissen, worauf es bei einem zuverlässigen Inkassopartner wirklich ankommt.
