Zusammenfassung
Bei einer Ausschreibung beschreibt ein Unternehmen, welche Leistung es benötigt, und fordert potenzielle Anbieter zur Abgabe eines Angebots auf. Üblicherweise werden mehrere Anbieter einbezogen. Ihre Angebote werden anschließend anhand festgelegter Anforderungen und Kriterien verglichen.
Dabei gewinnt nicht automatisch der Anbieter mit dem niedrigsten Preis. Zunächst wird geklärt, ob ein Anbieter grundsätzlich geeignet ist und sein Angebot alle unverzichtbaren Anforderungen erfüllt. Erst danach lohnt sich der Vergleich von Kosten und Qualitätsunterschieden.
Für die Auswahl lassen sich Kriterien bewerten und gewichten. Die Bewertung beschreibt, wie gut ein Angebot abschneidet. Die Gewichtung legt fest, wie stark dieses Ergebnis die Gesamtentscheidung beeinflusst. So kann eine bessere Einbindung in deine betrieblichen Abläufe einen höheren Preis rechtfertigen.
Bei Zahlungsdienstleistungen brauchen alle Anbieter dieselben Ausgangsdaten, etwa Zahlungsvolumen, Anzahl der Zahlungen und benötigte Verkaufskanäle. Zum Kostenvergleich gehören neben prozentualen Gebühren auch feste Entgelte und relevante einmalige Aufwände.
Der hier beschriebene Ablauf richtet sich an private Unternehmen. Öffentliche Vergaben unterliegen einem eigenen rechtlichen Rahmen. Für deinen Angebotsvergleich beginnt die wichtigste Arbeit bereits vor der Anfrage. Je genauer Bedarf und Auswahlmaßstäbe feststehen, desto besser lässt sich später begründen, welches Angebot zu deinem Betrieb passt.
Warum mehrere Angebote allein noch keinen guten Vergleich ergeben
Ein Zahlungsdienstleister nennt einen niedrigen Gebührensatz. Ein anderer bietet ein umfangreicheres Leistungspaket an, verlangt dafür aber eine monatliche Grundgebühr. Ein dritter kalkuliert die technische Einrichtung gesondert. Alle drei Angebote können auf den ersten Blick attraktiv wirken. Trotzdem lässt sich aus den hervorgehobenen Preisen noch keine vernünftige Rangfolge ableiten.
Für einen Vergleich müssen die Anbieter dieselbe Aufgabe kalkulieren. Sonst bleibt unklar, ob ein Preisunterschied durch günstigere Konditionen, fehlende Leistungen oder andere Annahmen entsteht.
Genau hier setzt eine Ausschreibung an. Du beschreibst deinen Bedarf und gibst vor, welche Angaben die Angebote enthalten sollen. Die Anbieter treten auf dieser gemeinsamen Grundlage in einen Bietprozess ein. Anschließend vergleichst du, wer die Anforderungen erfüllt und nach deinen Auswahlmaßstäben am besten abschneidet.
Das erfordert bei einem privaten Unternehmen nicht automatisch umfangreiche Unterlagen. Für einen überschaubaren Bedarf können eine klare Leistungsbeschreibung, ein gemeinsames Preisblatt und wenige gut gewählte Kriterien ausreichen. Der Umfang der Vorbereitung sollte zur Bedeutung der Entscheidung passen.
Der Vergleich beginnt also vor dem Eingang der Angebote. Wenn bereits die Anfrage offenlässt, welche Leistungen gebraucht werden, musst du diese Unterschiede später mühsam auflösen.
So läuft eine Ausschreibung von der Vorbereitung bis zur Auswahl ab
Eine Ausschreibung verbindet die Klärung des Bedarfs mit einer begründeten Anbieterentscheidung. Für private Unternehmen bietet sich der folgende Ablauf an.
Bedarf und Ziele bestimmen
Am Anfang steht der Anlass für die Beschaffung. Bei Zahlungsdienstleistungen kann es um niedrigere Gesamtkosten gehen, aber ebenso um zusätzliche Verkaufskanäle oder weniger Aufwand im Tagesgeschäft. Halte fest, was sich verbessern soll und welche bestehenden Abläufe erhalten bleiben müssen.
Anforderungen und Angebotsunterlagen erstellen
Aus den Zielen entsteht eine konkrete Beschreibung der benötigten Leistung. Dazu gehören die Ausgangsdaten, unverzichtbare Anforderungen und eine einheitliche Vorgabe für das Angebot. Ein Zeitplan macht deutlich, wann Rückfragen und Angebote erwartet werden und wann die Umsetzung beginnen soll.
Bewertungskriterien und Gewichtungen festlegen
Bevor du Angebote auswertest, bestimmst du, woran du sie messen wirst. Dazu gehören sowohl die Bedeutung der einzelnen Kriterien als auch die Maßstäbe für ihre Bewertung. So vermeidest du, dass ein besonders überzeugendes Verkaufsgespräch nachträglich die Regeln des Vergleichs verändert.
Geeignete Anbieter einbeziehen
Mehrere potenziell passende Anbieter erhalten dieselben relevanten Unterlagen. Eine Ausschreibung garantiert allerdings nicht, dass mehrere Angebote eingehen. Die Auswahl der angesprochenen Unternehmen verdient deshalb ebenso Aufmerksamkeit wie die Formulierung der Anfrage.
Rückfragen klären und Angebote prüfen
Wichtige Klarstellungen sollten allen Beteiligten einheitlich zur Verfügung stehen, damit sie weiterhin auf derselben Grundlage kalkulieren. Bei den eingegangenen Angeboten geht es zunächst um Vollständigkeit und Mindestanforderungen. Fehlende Angaben sind noch kein belastbarer Beleg für eine angebotene Leistung.
Vergleichbare Angebote bewerten und auswählen
Die verbleibenden Angebote werden anhand der vorbereiteten Maßstäbe verglichen. Je nach Gestaltung des privaten Verfahrens können Präsentationen, Tests oder Verhandlungen helfen, offene Punkte zu klären. Die Gründe für die Auswahl sollten dokumentiert werden, damit die Entscheidung intern nachvollziehbar bleibt.
Leistung und Umsetzung verbindlich vereinbaren
Nach der Auswahl werden Leistungsumfang, Vertragsbedingungen und Umsetzung festgehalten. Was bei der Bewertung den Ausschlag gegeben hat, gehört in die verbindliche Vereinbarung. Eine zugesagte Unterstützung hilft deinem Betrieb wenig, wenn später unklar bleibt, was sie tatsächlich umfasst.
Gerade der letzte Schritt wird leicht mit der Auswahl verwechselt. Die Bewertung beantwortet, mit wem du zusammenarbeiten möchtest. Der Vertrag legt fest, welche Leistung du dafür erhältst und unter welchen Bedingungen.
Wie Kriterien und Gewichtung über die Auswahl entscheiden
Sobald die Angebote vorliegen, wirkt eine Punktetabelle wie der einfachste Weg zur Entscheidung. Vorher müssen aber drei unterschiedliche Fragen beantwortet werden.
Zuerst geht es um den Anbieter selbst. Ist er grundsätzlich in der Lage, die geforderte Leistung zu erbringen? Diese Eignung betrifft das Unternehmen, nicht die Attraktivität seines Preises.
Danach folgt das konkrete Angebot. Erfüllt es alle Anforderungen, ohne die eine Zusammenarbeit für dich ausscheidet? Wenn eine bestimmte Anbindung an deine bestehenden Systeme zwingend benötigt wird, darf ihr Fehlen nicht durch einen günstigen Preis ausgeglichen werden.
Erst bei den geeigneten Anbietern mit passenden Angeboten beginnt der Vergleich der bewertbaren Unterschiede. Dazu können Gesamtkosten, zusätzlicher Leistungsumfang, der Aufwand für die Einbindung und die angebotene Unterstützung gehören.
Diese Trennung verhindert einen grundlegenden Fehler. Ein rechnerisch gutes Ergebnis darf nicht darüber hinwegtäuschen, dass ein Angebot für deinen Betrieb gar nicht nutzbar ist.
Bewertung und Gewichtung beantworten verschiedene Fragen
Die Bewertung sagt aus, wie gut ein Angebot ein bestimmtes Kriterium erfüllt. Du könntest beispielsweise für die angebotene Unterstützung Punkte auf einer Skala von null bis zehn vergeben.
Die Gewichtung bestimmt, welchen Einfluss dieses Kriterium auf das Gesamtergebnis hat. Ein sehr guter Service verändert die Rangfolge stärker, wenn er mit 30 Prozent eingeht, als wenn er nur 10 Prozent zählt.
Welche Bedeutung ein Kriterium bekommt, folgt aus deinem Bedarf. Wenn die Umstellung erheblichen internen Aufwand verursacht, verdient die Einbindung in bestehende Abläufe entsprechend Aufmerksamkeit. Ist der Leistungsumfang klar begrenzt und bei allen Angeboten gleich, können Kosten stärker ins Gewicht fallen.
Dabei sollten Kriterien sauber voneinander abgegrenzt sein. Wird dieselbe Unterstützung bei der Einrichtung sowohl unter „Integration“ als auch unter „Service“ bewertet, erhält sie möglicherweise ungewollt doppeltes Gewicht. Beschreibe deshalb für jedes Kriterium, welche Eigenschaften dort tatsächlich zählen.
So wird aus Einzelbewertungen ein nachvollziehbares Ergebnis
Eine gewichtete Bewertungsmatrix ist eine mögliche Methode für den Angebotsvergleich. Sie macht sichtbar, wie Einzelbewertungen und Prioritäten zusammenwirken. Die Gewichte ergeben dabei insgesamt 100 Prozent.
Für das folgende hypothetische Beispiel werden drei Angebote verglichen, die alle angenommenen Mindestanforderungen erfüllen. Die Bewertung reicht von null bis zehn Punkten. Höhere Werte sind besser; bei den Kosten stehen mehr Punkte für eine günstigere Bewertung. Sämtliche Punkte und Gewichte sind didaktische Annahmen, keine Marktwerte oder empfohlenen Standardgewichte.
| Kriterium | Gewicht | Angebot A | Angebot B | Angebot C |
|---|---|---|---|---|
| Gesamtkosten | 40 % | 9 | 7 | 8 |
| Erfüllung des benötigten Leistungsumfangs | 30 % | 6 | 8 | 7 |
| Integration und betriebliche Abläufe | 20 % | 5 | 9 | 6 |
| Service und Unterstützung | 10 % | 6 | 8 | 7 |
| Gewichtete Gesamtpunktzahl | 100 % | 7,0 | 7,8 | 7,2 |
Jede Einzelbewertung wird mit ihrem Gewicht multipliziert. Anschließend werden die Ergebnisse addiert. Für Angebot B lautet die Rechnung
7 × 0,40 + 8 × 0,30 + 9 × 0,20 + 8 × 0,10 = 7,8 Punkte.
Angebot B liegt vorn, obwohl Angebot A bei den Kosten besser abschneidet. Die besseren Bewertungen für Leistungsumfang, Einbindung und Service gleichen den Kostennachteil im gewählten Modell aus.
Das ist eine begründete Rangfolge für diese Annahmen. Daraus folgt noch nicht, dass der höhere Preis von B sich durch konkrete Einsparungen im Betrieb bezahlt macht. Die Tabelle bildet ab, welche Bedeutung du den bewerteten Leistungen gibst. Sie ersetzt keine gesonderte Wirtschaftlichkeitsrechnung.
Für eine reale Ausschreibung reicht es außerdem nicht, nur die Skala festzulegen. Es muss vorab klar sein, was etwa fünf oder zehn Punkte rechtfertigt. Beim Service könnte eine Bewertung an konkret beschriebene Erreichbarkeit und zugesagte Reaktionszeiten anknüpfen. Für die Kosten brauchst du eine vorher festgelegte Regel, nach der vergleichbare Gesamtbeträge in Punkte übersetzt werden.
Die Einzelbewertungen sollten sich auf Angaben, Nachweise oder Tests stützen. Eine unbelegte Einschätzung wird durch eine korrekte Multiplikation nicht objektiv. Ebenso wenig sollten Gewichte nachträglich so verändert werden, dass der bevorzugte Anbieter gewinnt.
Ein Praxisbeispiel für einen strukturierten Angebotsvergleich bietet der Payment Checkup bei Hessnatur.
Worauf es bei der Ausschreibung von Zahlungsdienstleistungen ankommt
Bei Payment-Angeboten treffen Preisgestaltung und betriebliche Abläufe unmittelbar aufeinander. Ein Angebot kann rechnerisch günstig sein und trotzdem nicht zu deinen Verkaufskanälen passen. Umgekehrt lässt sich ein höherer Preis erst beurteilen, wenn klar ist, welche benötigten Leistungen darin enthalten sind.
Für die Ausschreibung sind deshalb gemeinsame Zahlungsdaten, ein vollständiges Preisblatt und überprüfbare Leistungszusagen besonders hilfreich.
Alle Anbieter brauchen dieselben Zahlungsdaten
Als Grundlage gehören das Zahlungsvolumen, die Anzahl der Zahlungen und der durchschnittliche Zahlungsbetrag in die Anfrage. Hinzu kommen die Verteilung auf die benötigten Zahlarten und die Verkaufskanäle, etwa Ladengeschäft und Onlineshop.
Diese Angaben erfüllen unterschiedliche Zwecke. Das Zahlungsvolumen ist für prozentuale Gebühren relevant. Die Anzahl der Zahlungen beeinflusst die Belastung durch feste Entgelte je Zahlung. Zwei Unternehmen mit demselben Zahlungsvolumen können deshalb bei demselben Gebührenmodell unterschiedlich hohe Kosten haben.
Die Daten sollten sich auf einen einheitlichen Zeitraum beziehen. Wenn du mit erwarteten statt bereits gemessenen Werten arbeitest, werden diese als Annahmen gekennzeichnet und allen Anbietern gleichermaßen vorgegeben. Dadurch vergleichst du deren Angebote, ohne zugleich unterschiedliche Geschäftsprognosen gegeneinander abzuwägen.
Ein Preisblatt macht die Gesamtkosten vergleichbar
Der hervorgehobene Gebührensatz ist nur ein Teil der Kalkulation. Je nach Angebot können zusätzlich feste Entgelte je Zahlung, Grundgebühren, Kosten für Einrichtung und Integration sowie weitere vereinbarte Leistungen anfallen.
Ein einheitliches Preisblatt gibt diesen Positionen einen festen Platz. Die Anbieter können darin auch kenntlich machen, welche Leistungen enthalten sind und welche gesondert berechnet werden. Eine leere Zeile sollte dabei nicht stillschweigend als „kostenlos“ interpretiert werden.
Für den anschließenden Vergleich gelten derselbe Leistungsumfang und derselbe Zeitraum. Einmalige Aufwände werden neben den laufenden Kosten berücksichtigt. Dabei sollte sichtbar bleiben, ob sie vom Zahlungsdienstleister berechnet werden oder als zusätzlicher Aufwand in deinem Unternehmen entstehen.
So lässt sich besser erkennen, weshalb ein Angebot günstiger erscheint. Vielleicht sind die Konditionen tatsächlich besser. Vielleicht wurde aber auch ein Teil der benötigten Leistung noch gar nicht eingerechnet.
Zur Vertiefung der Paymentkosten dient das Whitepaper „Wie viel Geld verlierst du beim Bezahlen, ohne es zu merken?“.
Anbieterzusagen müssen sich überprüfen lassen
Formulierungen wie „einfache Integration“ oder „umfassender Support“ helfen bei der Auswahl wenig, solange ihr Inhalt offenbleibt. Für die Bewertung brauchst du konkrete Angaben, die sich auf deinen Betrieb beziehen.
Bei der Einbindung kann beispielsweise eine Testmöglichkeit zeigen, ob ein benötigter Zahlungsablauf mit deinen bestehenden Systemen funktioniert. Beim Service geht es darum, welche Unterstützung zu welchen Zeiten angeboten wird. Auszahlungsbedingungen sollten so dokumentiert sein, dass du erkennen kannst, wann die vereinnahmten Beträge zur Verfügung stehen und welche Bedingungen dafür gelten.
Auch Vertragslaufzeit und Ausstiegsmöglichkeiten verdienen einen Blick, wenn sie deine Entscheidung wesentlich beeinflussen. Ein günstiges Angebot mit aufwendiger Umstellung lässt sich anders einordnen, wenn du dich lange bindest oder ein späterer Wechsel zusätzlichen Aufwand verursacht.
Für die Ausschreibung genügt eine überschaubare Zahl solcher Prüfpunkte. Sie sollten diejenigen Unterschiede erfassen, die deinen Betrieb wirklich betreffen. Eine lange Liste nebensächlicher Funktionen macht die Auswahl nicht automatisch besser.
Fazit
Eine gute Ausschreibung macht verständlich, welche Leistung gebraucht wird und weshalb ein bestimmtes Angebot den Zuschlag erhält. Der niedrigste Preis kann dabei ausschlaggebend sein, muss es aber nicht. Sobald weitere Kriterien einfließen, braucht die Auswahl klare Maßstäbe und belegbare Bewertungen.
Für Zahlungsdienstleistungen liegt der Nutzen besonders darin, Gebühren und Leistungsumfang auf derselben Grundlage zu betrachten. So wird erkennbar, ob ein Angebot für deinen Betrieb insgesamt passt.
- 1. Bedarf und Anforderungen festhalten: Halte Bedarf, Ausgangsdaten und unverzichtbare Anforderungen schriftlich fest.
- 2. Bewertungsgrundlage bestimmen: Bestimme Bewertungskriterien, Gewichtungen und erforderliche Nachweise vor der Angebotsauswertung.
- 3. Vergleichen und vertraglich absichern: Vergleiche mehrere geeignete Anbieter auf derselben Grundlage und sichere die ausgewählten Leistungen vertraglich ab.
Häufige Fragen
Bei einer Ausschreibung beschreibt ein Unternehmen eine benötigte Leistung und fordert potenzielle Anbieter auf, ein Angebot einzureichen. Üblicherweise stehen mehrere Anbieter im Wettbewerb. Gemeinsame Anforderungen und festgelegte Auswahlkriterien helfen dabei, ihre Angebote zu vergleichen.
Eine pauschale Mindestzahl für sämtliche privaten und öffentlichen Ausschreibungen lässt sich nicht nennen. Für einen privaten Angebotsvergleich ist es zweckmäßig, mehrere geeignete Anbieter einzubeziehen. Ob tatsächlich mehrere Angebote eingehen, ist damit nicht garantiert. Bei öffentlichen Vergaben ist der jeweilige rechtliche Rahmen zu beachten.
Die Bewertung beschreibt, wie gut ein Angebot ein Kriterium erfüllt, beispielsweise mit acht von zehn Punkten. Die Gewichtung legt fest, wie stark dieses Kriterium die Gesamtentscheidung beeinflusst. Ein Kriterium mit 40 Prozent Gewicht hat dabei mehr Einfluss als eines mit 10 Prozent.
Nein. Wenn neben den Kosten weitere Kriterien berücksichtigt werden, kann ein höherpreisiges Angebot insgesamt besser abschneiden. Voraussetzung ist zunächst, dass der Anbieter geeignet ist und das Angebot die Mindestanforderungen erfüllt. Danach entscheiden die festgelegten Auswahlmaßstäbe.
Dazu gehören der benötigte Leistungsumfang, Zahlungsvolumen, Anzahl und durchschnittlicher Betrag der Zahlungen sowie Zahlartenverteilung und Verkaufskanäle. Ergänzt werden ein einheitliches Preisblatt, Mindestanforderungen, ein Zeitplan und die Bewertungsgrundlage. Benötigte Nachweise und vertraglich wichtige Bedingungen sollten ebenfalls klar benannt werden.
Quellen
Die folgenden, im Ausgangsmaterial genannten Gesetzestexte dienen als Prüfquellen für öffentliche Vergaben. Ihr aktueller Wortlaut wurde nicht live geprüft; aus ihnen werden hier keine konkreten Verfahrenspflichten abgeleitet.
- Bundesrepublik Deutschland – Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen, § 127 Zuschlag
- Bundesrepublik Deutschland – Vergabeverordnung, § 58 Zuschlag und Zuschlagskriterien
- Bundesrepublik Deutschland – Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen, § 121 Leistungsbeschreibung
