Zusammenfassung
Welcher Kartenzahlungsanbieter zu deinem Unternehmen passt, hängt vor allem davon ab, wie deine Kunden bezahlen und was du im Betrieb brauchst. Ein günstiger Prozentsatz allein reicht für die Entscheidung nicht aus. Erst zusammen mit Gerätegebühren, Entgelten je Zahlung und weiteren vereinbarten Kosten entsteht ein aussagekräftiger Vergleich.
Die Grundlage bilden fünf Angaben: dein monatlicher Kartenumsatz, die Anzahl der Kartenzahlungen, der daraus berechnete Durchschnittsbon, die Aufteilung auf verschiedene Kartenarten und die benötigte Gerätezahl. Damit lässt sich nachvollziehen, welches Gebührenmodell zu deinem Zahlungsprofil passt.
Bereits bei gleichem Kartenumsatz kann die Anzahl der Zahlungen verändern, welches Angebot günstiger ist. Feste Gebühren je Zahlung fallen bei kleinen Einkaufsbeträgen deutlich stärker ins Gewicht. Bei geringer oder unregelmäßiger Nutzung können dagegen niedrige Fixkosten einen höheren Prozentsatz rechtfertigen.
Auch ein Einheitspreis gilt für einen bestimmten vertraglichen Leistungsumfang. Welche Karten, Geräte und Leistungen enthalten sind, gehört deshalb zum Vergleich.
Mit deinem eigenen Zahlungsprofil kannst du Angebote auf derselben Grundlage anfordern. Du erhältst eine nachvollziehbare Kostenrechnung für deinen Betrieb und kannst anschließend prüfen, ob Funktionen, Service und Vertragsbindung zu deinem Alltag passen.
Zwei Angebote, zwei Prozentzahlen – und noch keine Entscheidung
Du möchtest erstmals Kartenzahlung anbieten oder prüfen, ob dein bestehender Vertrag noch passt. Das erste Angebot nennt einen einfachen Prozentsatz ohne monatliche Grundgebühr. Das zweite wirbt mit niedrigeren Kartenentgelten, verlangt dafür aber Terminalmiete und einen festen Betrag je Zahlung.
Auf den ersten Blick wirkt das zweite Angebot günstiger. Ob es das tatsächlich ist, hängt auch davon ab, wie oft deine Kunden bezahlen.
Ein Betrieb, der seinen Kartenumsatz mit vielen kleinen Einkäufen erzielt, bezahlt ein Stückentgelt entsprechend oft. Bei wenigen großen Rechnungen fällt derselbe Betrag je Zahlung kaum ins Gewicht. Beide Angebote können deshalb wirtschaftlich sinnvoll sein – für unterschiedliche Unternehmen.
Dieser Vergleich betrachtet Kartenzahlung vor Ort, einschließlich mobiler Annahme. Online-Bezahllösungen bleiben außen vor. Ausgangspunkt ist dein Zahlungsprofil: Es macht sichtbar, welche Kosten ein Angebot bei dir auslösen würde.
Mit diesen fünf Angaben wird dein Anbieter-Vergleich aussagekräftig
Für einen ersten belastbaren Vergleich brauchst du keine umfangreiche Analyse. Die folgenden Angaben reichen aus, um Angebote auf eine gemeinsame Rechengrundlage zu stellen.
| Angabe | Was du einträgst | Wofür du sie brauchst |
|---|---|---|
| Monatlicher Kartenumsatz | _____ € tatsächlich per Karte bezahlter Umsatz | Berechnung der prozentualen Gebühren |
| Kartentransaktionen | _____ Kartenzahlungen im selben Monat | Berechnung der Entgelte je Zahlung |
| Durchschnittsbon | _____ € Kartenumsatz geteilt durch Anzahl der Kartenzahlungen | Einschätzung, wie stark Stückentgelte ins Gewicht fallen |
| Kartenmix | _____ % girocard, _____ % andere Debit-/Kreditkarten; nach Möglichkeit genauer aufteilen | Berechnung unterschiedlich bepreister Kartenarten |
| Terminals | _____ gleichzeitig benötigte Geräte | Berechnung von Geräte-, Miet- und gegebenenfalls Servicekosten |
Der Durchschnittsbon ergibt sich bereits aus Umsatz und Transaktionsanzahl. Das 5-Zahlen-Modell umfasst also fünf praktische Vergleichsangaben, keine fünf unabhängigen Messgrößen.
Beim Kartenumsatz zählt ausschließlich der per Karte bezahlte Anteil. Wenn du den gesamten Geschäftsumsatz einschließlich Barzahlungen einträgst, fallen die berechneten prozentualen Gebühren zu hoch aus.
Beim Kartenmix lohnt sich ein genauer Blick
Die girocard ist ebenfalls eine Debitkarte. Erfasse für den Kostenvergleich deshalb „girocard“ und „andere Debit-/Kreditkarten“ getrennt, damit keine Zahlung doppelt gezählt wird.
Der Kartenmix ist eine Aufteilung. Für prozentuale Gebühren brauchst du die Umsatzanteile der jeweiligen Kartengruppen. Falls auch die festen Entgelte je Zahlung unterschiedlich ausfallen, benötigst du zusätzlich deren Transaktionsanzahl oder Transaktionsanteile.
Orientiere dich dabei an der Aufteilung deiner Abrechnung. Unterscheidet ein Angebot weitere Kartengruppen, sollte die Kalkulation diese ebenfalls berücksichtigen. Ein niedriger Preis für eine bestimmte Kartenart hilft dir wenig, wenn deine Kunden überwiegend mit anderen Karten bezahlen.
Woher du die Angaben bekommst
Bei bestehender Kartenzahlung liefern Abrechnungen und Kassenberichte die Ausgangsdaten. Ergänze die Zahl der Geräte, die du tatsächlich gleichzeitig brauchst.
Startest du neu, arbeite mit klar gekennzeichneten Schätzungen. Leite aus deinem erwarteten Kartenumsatz und einer plausiblen Zahl von Kartenzahlungen den Durchschnittsbon ab. So bleiben deine Annahmen untereinander stimmig.
Für einen Saisonbetrieb genügt ein zufällig ausgewählter Monat nicht. Betrachte einen typischen Monat sowie Haupt- und Nebensaison. Ein Tarif kann während der Hochsaison günstig sein und in ruhigen Monaten durch laufende Fixkosten an Attraktivität verlieren.
Die fünf Angaben schaffen die Kostenbasis. Ob die Lösung im Alltag passt, prüfst du anschließend anhand deiner betrieblichen Anforderungen.
Gleicher Kartenumsatz, anderer Bon: So kippt der Kostenvergleich
Ein Teil der Gebühren fällt unabhängig davon an, ob jemand bezahlt. Ein weiterer Teil wächst mit dem Kartenumsatz. Dazu können feste Entgelte kommen, die bei jeder einzelnen Zahlung berechnet werden.
Gerade dieser dritte Bestandteil verändert den Vergleich erheblich.
Die folgende Modellrechnung verwendet frei gewählte Annahmen. Es handelt sich weder um aktuelle Anbieterpreise noch um Branchenwerte.
Verglichen werden zwei Zahlungsprofile mit jeweils 20.000 Euro monatlichem Kartenumsatz, einem Terminal und identischem Kartenmix. Für beide gelten dieselben zwei Tarifmodelle:
- Modell A berechnet 1,4 Prozent vom Kartenumsatz, ohne monatliche Fixkosten und ohne Stückentgelt.
- Modell B berechnet 25 Euro monatliche Fixkosten einschließlich eines Terminals, durchschnittlich 0,7 Prozent Kartenentgelt für den angenommenen Kartenmix und 0,08 Euro je Zahlung.
Weitere Kosten entstehen im vereinfachten Szenario nicht.
| Hypothetisches Zahlungsprofil | Viele kleine Zahlungen | Wenige größere Zahlungen |
|---|---|---|
| Kartenumsatz im Monat | 20.000 € | 20.000 € |
| Kartentransaktionen | 4.000 | 100 |
| Durchschnittsbon | 5 € | 200 € |
| Kosten Modell A | 280 € | 280 € |
| Kosten Modell B | 625 € | 173 € |
| Günstigeres Modell | A: 345 € weniger im Monat | B: 107 € weniger im Monat |
Modell A kostet in beiden Fällen gleich viel:
20.000 € × 1,4 % = 280 €.
Bei Modell B beträgt das prozentuale Kartenentgelt jeweils 140 Euro. Der Unterschied entsteht durch die Anzahl der Zahlungen:
- Viele kleine Zahlungen: 25 € + 140 € + 4.000 × 0,08 € = 625 €.
- Wenige größere Zahlungen: 25 € + 140 € + 100 × 0,08 € = 173 €.
Der halb so hohe Prozentsatz macht Modell B bei vielen kleinen Zahlungen also keineswegs günstiger. Die Stückentgelte summieren sich dort auf 320 Euro. Bei wenigen größeren Zahlungen sind es lediglich 8 Euro.
Auch am einzelnen Einkauf wird der Zusammenhang greifbar: Acht Cent entsprechen bei einem Fünf-Euro-Bon bereits 1,6 Prozent des Zahlbetrags. Bei einem Bon von 200 Euro sind es nur 0,04 Prozent. Das prozentuale Kartenentgelt kommt jeweils noch hinzu.
Für einen Kiosk oder eine Bäckerei ist deshalb besonders interessant, wie ein Angebot viele kleine Zahlungen bepreist. Ein Juwelier sollte stärker auf die Kosten hoher Einzelbeträge und seinen tatsächlichen Kartenmix schauen. Die Beispielwerte beschreiben dabei keine typischen Branchenwerte.
Die Rechnung erklärt, warum sich aus dem Kartenumsatz allein keine verlässliche Anbieterempfehlung ableiten lässt. Andere Kartenanteile, zusätzliche Geräte oder weitere Vertragskosten können das Ergebnis erneut verändern.
So vergleichst du die vollständigen Kosten
Für dein eigenes Angebot führst du die Kostenbestandteile nach derselben Logik zusammen:
Monatliche Vergleichskosten = Grund- und Gerätekosten + umsatzabhängige Kartenentgelte + Entgelte je Zahlung + weitere vereinbarte Kosten.
Bei unterschiedlichen Kartenpreisen berechnest du zunächst jede Kartengruppe einzeln. Du multiplizierst ihren Umsatz mit dem jeweiligen Prozentsatz und addierst die Ergebnisse. Stückentgelte kommen entsprechend der Zahl der Zahlungen hinzu.
Achte bei der Terminalmiete auf die Geräteanzahl. Ein Angebot für ein Gerät ist keine passende Vergleichsbasis, wenn du drei Geräte gleichzeitig benötigst.
Einmalige Kosten fair berücksichtigen
Kaufpreis und Einrichtungskosten verteilst du für den Vergleich auf einen einheitlichen Nutzungszeitraum. Betrachtest du beispielsweise 24 Monate, teilst du diese einmaligen Kosten durch 24 und rechnest den Betrag zu den monatlichen Vergleichskosten hinzu.
Das ist eine Rechenhilfe. Auf deiner tatsächlichen Monatsabrechnung muss dieser Betrag nicht erscheinen; die Anschaffung bezahlst du möglicherweise vollständig zu Beginn.
Rechne alle Angebote mit denselben Umsatzannahmen, derselben Gerätezahl und demselben Leistungsumfang. Auch die steuerliche Vergleichsbasis muss übereinstimmen. Vermische keine Netto- und Bruttopreise.
Bei einem Anbieterwechsel gehören außerdem unvermeidbare Überschneidungen in die Betrachtung. Läuft die bisherige Gerätemiete noch weiter, spart ein neuer Vertrag diese Kosten während der Übergangszeit nicht ein.
Kostenquote und Vertragsbindung einordnen
Als zusätzliche Orientierung kannst du die gesamten Vergleichskosten durch deinen Kartenumsatz teilen und mit 100 multiplizieren. So erhältst du eine Gesamtkostenquote.
Diese Quote enthält auch die berücksichtigten Geräte- und Zusatzkosten. Sie ist deshalb etwas anderes als das reine Kartenentgelt, mit dem ein Anbieter wirbt. Vergleiche beide Werte nicht unmittelbar miteinander.
Prüfe daneben Laufzeit und Kündigungsbedingungen. Ein günstiger Monatspreis kann eine längere Bindung verlangen. Für einen Betrieb mit unsicherer Entwicklung kann mehr Flexibilität den Aufpreis wert sein.
Ein Praxisbeispiel für den strukturierten Angebotsvergleich ist der Payment Checkup stationär bei Hessnatur.
Welches Gebührenmodell zu deinem Zahlungsprofil passen kann
Aus deinen Zahlen lässt sich bereits eine sinnvolle Richtung ableiten. Dabei lohnt es sich, zwei Fragen auseinanderzuhalten: Wie bekommst du die Annahmelösung, und wie werden deine Zahlungen abgerechnet?
Gerätekauf, Miete und Smartphone-Nutzung beschreiben die Bereitstellung. Prozentuale Gebühren und Stückentgelte beschreiben die Abrechnung. Diese Bausteine lassen sich unterschiedlich kombinieren.
Geringe Fixkosten bei geringer oder wechselnder Nutzung
Ein überwiegend prozentuales Modell ohne oder mit niedrigen monatlichen Fixkosten kann interessant sein, wenn dein Kartenumsatz noch unsicher ist oder nur unregelmäßig anfällt.
In ruhigen Monaten bleiben die laufenden Kosten dadurch überschaubar. Prüfe trotzdem, ob du ein Gerät kaufen musst und welche Leistungen im Prozentsatz enthalten sind. „Ohne Grundgebühr“ beantwortet nur einen Teil der Kostenfrage.
Bei regelmäßigem Zahlungsaufkommen lohnt sich der Gegenvergleich mit einem Mietmodell und differenzierten Kartenentgelten. Niedrigere variable Gebühren können die monatliche Miete ausgleichen. Wie die Modellrechnung zeigt, müssen dafür aber auch Bonhöhe und Stückentgelte passen.
Geräte kaufen oder ein Smartphone nutzen
Beim Gerätekauf zahlst du die Anschaffung vorab. Wirtschaftlich interessant wird das, wenn Kaufpreis und erwartete Nutzungsdauer zusammenpassen.
Kläre vorab, wie Service und Ersatz geregelt sind und ob sich das Gerät bei einem Anbieterwechsel weiterverwenden lässt. Ein gekauftes Terminal bedeutet außerdem nicht, dass die laufenden Zahlungsgebühren entfallen.
Für mobile Einsätze oder zusätzlichen Gerätebedarf kommt auch SoftPOS infrage. Dabei nimmt ein geeignetes Smartphone mithilfe einer entsprechenden Anwendung kontaktlose Kartenzahlungen an.
Prüfe konkret, ob dein Smartphone unterstützt wird, welche Karten angenommen werden und welche Funktionen zur Verfügung stehen. Aus der Smartphone-Nutzung lassen sich weder kostenlose Zahlungsannahme noch derselbe Funktionsumfang wie bei einem anderen Terminal ableiten.
Individuelle Konditionen auf derselben Grundlage prüfen
Wenn Umsatz, Gerätebedarf oder besondere Anforderungen eine eigene Kalkulation rechtfertigen, kann ein individuelles Angebot sinnvoll sein. Dafür gibt es keine allgemeine Umsatzschwelle, die für jeden Betrieb passt.
Lass dir ein vollständiges schriftliches Angebot geben. Ein verhandelter Sonderprozentsatz ist erst dann aussagekräftig, wenn die übrigen Gebühren und Vertragsbedingungen ebenfalls feststehen.
Einheitspreis oder Flatrate: Was ist tatsächlich enthalten?
Ein einheitlicher Prozentsatz kann die Kalkulation erleichtern. Er beschreibt zunächst den Preis für die Zahlungen, die vom jeweiligen Tarif umfasst sind.
Ein fester monatlicher Paketpreis funktioniert anders. Er bündelt bestimmte Leistungen gegen einen festen Betrag. Ob diese unbegrenzt eingeschlossen sind oder Grenzen gelten, ergibt sich aus dem Vertrag.
Für den Vergleich solltest du diese Punkte klären:
- Welche Kartenarten umfasst der Preis? Werden internationale Karten oder Firmenkarten abweichend behandelt?
- Gibt es Mindestumsätze, Mindestentgelte oder Paketgrenzen?
- Welche Geräte- und Servicekosten kommen hinzu? Werden Auszahlungen oder einzelne Vorgänge gesondert berechnet?
- Wie sind Erstattungen, Rückbelastungen – also zurückgeforderte Kartenzahlungen – und eine Kündigung geregelt?
Das sind mögliche, vertragsabhängige Prüfpositionen. Sie treffen nicht automatisch auf jeden Einheitspreis zu.
Ein einfaches Preismodell kann für deinen Betrieb gut passen. Lass deshalb dein Zahlungsprofil im vollständigen Angebot berechnen und die enthaltenen Leistungen eindeutig benennen. So bleibt die Einfachheit des Tarifs auch in deiner eigenen Kalkulation erhalten.
Mehr zum Thema Paymentkosten findest du im Whitepaper „Wie viel Geld verlierst du beim Bezahlen, ohne es zu merken?“.
Was dein Anbieter im Geschäftsalltag leisten muss
Nach der Kostenrechnung bleibt eine zweite Frage offen: Unterstützt das Angebot deine Arbeitsabläufe?
In der Gastronomie solltest du beispielsweise prüfen, ob mobile Geräte, Trinkgeldfunktion und die benötigte Kassenanbindung verfügbar sind. Werden mehrere Gäste gleichzeitig abkassiert, zählt auch die Zahl der parallel nutzbaren Terminals.
Bei einem Kiosk oder einer Bäckerei gehören zügige Bedienung und die Kosten vieler kleiner Zahlungen zusammen. Beim Juwelier sind neben dem Kartenmix mögliche vertragliche Grenzen für hohe Einzelbeträge relevant.
Ein Saisonbetrieb sollte die Kosten in inaktiven Monaten und die gewünschte Vertragsflexibilität klären. Für den Außendienst muss die Lösung am vorgesehenen Einsatzort mobil nutzbar sein.
Die Gerätezahl ist dabei auch eine betriebliche Entscheidung. Zu wenige Terminals können Wartezeiten verursachen. Zusätzliche Geräte sollten einen konkreten Bedarf erfüllen, damit du nicht dauerhaft für ungenutzte Ausstattung zahlst.
Übergreifend würde ich drei Punkte prüfen:
- Wann werden deine Einnahmen ausgezahlt?
- Ist der Support während deiner Geschäftszeiten erreichbar?
- Wie bekommst du bei einem Geräteausfall Ersatz?
Lass dir benötigte Funktionen, Kartenakzeptanz und Integrationsmöglichkeiten für das konkrete Angebot bestätigen. Eine allgemeine Beschreibung der Anbieterkategorie reicht dafür nicht.
Fazit
Ein passender Kartenzahlungsanbieter lässt sich an deinem Zahlungsprofil und einem vollständigen Angebot erkennen. Mit dieser Grundlage kannst du beurteilen, ob ein Preisvorteil in deinem Betrieb tatsächlich ankommt und ob die Lösung deine Abläufe unterstützt.
- 1. Zahlungsprofil erfassen: Trage Kartenumsatz, Transaktionsanzahl, Durchschnittsbon, Kartenmix und Gerätebedarf für einen repräsentativen Zeitraum zusammen.
- 2. Anforderungen festlegen: Notiere benötigte Funktionen, gleichzeitig eingesetzte Geräte und gewünschte Vertragsflexibilität.
- 3. Konkretes Angebot einholen: Übermittle deine Angaben an Kadner Solutions und vergleiche die angebotenen Gesamtkosten mit deiner bestehenden Lösung oder deiner Planung.
Häufige Fragen
Das lässt sich anhand der Gesamtkosten für dein Zahlungsprofil beurteilen. Berücksichtige prozentuale Kartenentgelte, Gebühren je Zahlung, Geräte- und weitere vereinbarte Kosten. Der Anbieter mit dem niedrigsten beworbenen Prozentsatz muss bei deiner Transaktionsanzahl und deinem Kartenmix nicht das günstigste Angebot haben.
Ein solches Modell kann bei geringem, unsicherem oder schwankendem Kartenumsatz interessant sein. Du vermeidest damit eine monatliche Grundgebühr auch in ruhigen Zeiten. Geräteanschaffung und variable Gebühren gehören trotzdem in die Rechnung. Eine allgemeine Umsatzgrenze lässt sich daraus nicht ableiten.
Feste Entgelte je Zahlung werden mit jeder Transaktion erneut berechnet. Viele kleine Zahlungen können deshalb höhere Kosten verursachen als wenige große Zahlungen mit demselben Gesamtumsatz. Bei kleinen Durchschnittsbons solltest du Stückentgelte besonders sorgfältig vergleichen.
Nein. Welche Zahlungen und Leistungen eingeschlossen sind, bestimmt der Vertrag. Prüfe die erfassten Kartenarten sowie mögliche Zusatzkosten, Mindestentgelte oder Paketgrenzen. Ein Einheitspreis kann gut passen, wenn sein Leistungsumfang deinen Bedarf abdeckt.
Benötigt werden monatlicher Kartenumsatz, Anzahl der Kartentransaktionen, Durchschnittsbon, Kartenmix und Gerätebedarf. Ergänze Anforderungen wie mobile Nutzung, Kassenanbindung oder gewünschte Vertragsflexibilität. Kadner Solutions prüft die Anforderungen kostenfrei, holt beim passenden Anbieter ein Angebot ein und stellt es dir zur Verfügung.
Quellen
- girocard – Offizielle Informationen zum girocard-System.
- PCI Security Standards Council – Mobile Payments on COTS (MPoC).
