Liquiditätsplanung bei den Stadtwerken Heilbronn

Zusammenfassung

Eine zuverlässige Liquiditätsplanung gehört zu den wichtigsten Aufgaben im Finanzmanagement eines Unternehmens. Sie sorgt dafür, dass jederzeit ausreichend finanzielle Mittel zur Verfügung stehen, Investitionen sicher geplant werden können und unerwartete Engpässe frühzeitig erkannt werden. Trotzdem arbeiten viele Unternehmen noch mit gewachsenen Strukturen, manuellen Excel-Dateien oder Prozessen, die im Laufe der Jahre immer komplexer geworden sind.

Solange der Geschäftsalltag funktioniert, bleiben diese Schwächen häufig unbemerkt. Doch spätestens bei steigender Unternehmensgröße, mehreren Gesellschaften oder umfangreichen Investitionen stoßen bestehende Planungsprozesse an ihre Grenzen. Fehlende Transparenz, unterschiedliche Datenquellen und aufwendige Abstimmungen erschweren fundierte Entscheidungen und kosten wertvolle Zeit.

Eine moderne Liquiditätsplanung beginnt deshalb nicht mit der Einführung einer Software. Zunächst müssen Prozesse, Verantwortlichkeiten und Datenflüsse verstanden und sinnvoll strukturiert werden. Erst auf dieser Grundlage lässt sich entscheiden, welche Lösung langfristig zum Unternehmen passt.

Diese Fallstudie zeigt am Beispiel der Stadtwerke Heilbronn GmbH, wie eine bestehende Liquiditätsplanung systematisch weiterentwickelt wurde. Statt direkt eine neue Software auszuwählen, wurden zunächst Prozesse und Datenflüsse analysiert, Anforderungen definiert und anschließend verschiedene Lösungen anhand eines objektiven Scoring-Modells verglichen. So entstand eine belastbare Entscheidungsgrundlage für mehr Transparenz, effizientere Abläufe und höhere Planungssicherheit.

Warum eine professionelle Liquiditätsplanung heute wichtiger ist denn je

Die wirtschaftliche Situation eines Unternehmens lässt sich nicht allein anhand von Umsatz oder Gewinn beurteilen. Entscheidend ist, ob ausreichend liquide Mittel zur richtigen Zeit zur Verfügung stehen. Genau hier setzt die Liquiditätsplanung an. Sie schafft Transparenz über zukünftige Ein- und Auszahlungen und bildet die Grundlage für sichere unternehmerische Entscheidungen.

In vielen Unternehmen funktioniert die Liquiditätsplanung über Jahre hinweg mit Excel-Tabellen, manuellen Auswertungen oder individuell aufgebauten Prozessen. Solange sich das Geschäftsmodell kaum verändert, reicht das häufig aus. Mit zunehmender Unternehmensgröße, steigender Komplexität oder neuen Investitionen wächst jedoch auch der Anspruch an die Planung.

Besonders herausfordernd wird es, wenn verschiedene Abteilungen Daten liefern, unterschiedliche Systeme genutzt werden oder mehrere Gesellschaften in die Planung einbezogen werden müssen. Dann entstehen Medienbrüche, Abstimmungen dauern länger und die Aussagekraft der Zahlen nimmt ab. Entscheidungen basieren nicht mehr auf einem aktuellen Gesamtbild, sondern auf vielen einzelnen Informationen.

Eine moderne Liquiditätsplanung verfolgt deshalb einen ganzheitlichen Ansatz. Sie verbindet Prozesse, Daten und Verantwortlichkeiten miteinander und sorgt dafür, dass finanzielle Entwicklungen frühzeitig erkannt werden. Erst wenn diese Grundlagen geschaffen sind, lohnt sich die Auswahl einer geeigneten Software.

Vor genau dieser Situation stand auch die Stadtwerke Heilbronn GmbH. Die bestehenden Abläufe funktionierten zwar zuverlässig, boten jedoch Potenzial für mehr Transparenz und Effizienz. Gleichzeitig zeigte sich, dass einzelne Maßnahmen aus den Vorjahren den Finanzfluss stärker beeinflussten als erwartet und der bisherige Planungshorizont an seine Grenzen stieß. Ziel war es deshalb, die Planungssicherheit zu erhöhen, Prozesse zu verschlanken und gleichzeitig eine fundierte Entscheidungsgrundlage für die Auswahl einer geeigneten Software zu schaffen – ohne die internen Ressourcen unnötig zu belasten.

4 typische Fehler in der Liquiditätsplanung

1. Eine Software auswählen, bevor die eigenen Prozesse definiert sind. Ohne klare Anforderungen werden häufig Funktionen gekauft, die später kaum genutzt werden.
2. Mit verteilten Excel-Dateien arbeiten. Unterschiedliche Datenstände erschweren eine verlässliche Planung und erhöhen den manuellen Abstimmungsaufwand.
3. Verantwortlichkeiten nicht eindeutig festlegen. Fehlen klare Zuständigkeiten, entstehen Verzögerungen und Unsicherheiten bei der Datenerfassung und Auswertung.
4. Liquiditätsplanung nur als Finanzthema betrachten. Tatsächlich beeinflussen Einkauf, Vertrieb, Controlling und operative Prozesse die Liquidität gleichermaßen.

Viele Unternehmen investieren zunächst in neue Software und hoffen, dass dadurch bestehende Probleme automatisch gelöst werden. In der Praxis zeigt sich jedoch häufig das Gegenteil: Werden ineffiziente Prozesse unverändert digitalisiert, entstehen lediglich digitale Versionen bestehender Schwachstellen.

Ebenso wichtig ist eine objektive Betrachtung der Anforderungen. Nicht jede Software passt zu jedem Unternehmen. Erst wenn Ziele, Datenquellen und Prozesse klar definiert sind, lässt sich beurteilen, welche Lösung langfristig den größten Nutzen bietet.

Welche Anforderungen sollte eine moderne Liquiditätsplanung erfüllen?

Eine zukunftssichere Liquiditätsplanung muss mehr leisten als die Darstellung von Kontoständen. Sie sollte aktuelle Daten zusammenführen, zukünftige Entwicklungen berücksichtigen und Entscheidern jederzeit eine belastbare Grundlage für Investitionen und Finanzentscheidungen liefern.

Eine erfolgreiche Liquiditätsplanung verbindet Menschen, Prozesse und Technologie. Erst wenn diese drei Bereiche aufeinander abgestimmt sind, entstehen belastbare Forecasts und fundierte Entscheidungen.

Was eine belastbare Liquiditätsplanung leisten sollte

• Zukünftige Ein- und Auszahlungen sollten so transparent sein, dass Investitions- und Finanzentscheidungen auf einer belastbaren Grundlage getroffen werden können.
• Daten aus unterschiedlichen Quellen müssen zu einem nachvollziehbaren Gesamtbild der zukünftigen Zahlungsströme zusammengeführt werden.
• Klare Zuständigkeiten und definierte Datenflüsse reduzieren Abstimmungsaufwand und schaffen verlässlichere Planungsprozesse.

Wo in gewachsenen Planungsprozessen Komplexität entsteht

• Unterschiedliche Datenquellen und Datenstände erschweren ein aktuelles Gesamtbild der Liquidität.
• Manuelle Abstimmungen und historisch gewachsene Abläufe können den Planungsprozess unnötig verlängern.
• Ohne klar definierte Anforderungen lässt sich kaum objektiv beurteilen, welche Software die tatsächlichen Prozesse am besten unterstützt.

Liquiditätsplanung optimieren – Warum Prozesse wichtiger sind als die Software

Viele Unternehmen beginnen ein Optimierungsprojekt mit der Suche nach einer neuen Software. Dabei wird häufig übersehen, dass eine Anwendung nur so gut sein kann wie die Prozesse, auf denen sie aufbaut. Werden bestehende Schwachstellen unverändert übernommen, entstehen zwar digitale Abläufe – die eigentlichen Probleme bleiben jedoch bestehen.

Deshalb sollte eine Optimierung immer mit einer Analyse der bestehenden Liquiditätsplanung beginnen. Welche Daten werden benötigt? Wer liefert diese Informationen? Wo entstehen Verzögerungen? Und welche Entscheidungen sollen künftig schneller oder fundierter getroffen werden?

Auf dieser Grundlage lassen sich klare Anforderungen definieren. Erst dann kann objektiv bewertet werden, welche Softwarelösung diese Anforderungen tatsächlich erfüllt. Gleichzeitig verhindert dieses Vorgehen, dass Funktionen bezahlt werden, die im späteren Alltag kaum genutzt werden.

Ebenso wichtig ist eine strukturierte Anbieterauswahl. Moderne Lösungen unterscheiden sich nicht nur hinsichtlich ihres Funktionsumfangs, sondern auch bei Themen wie Benutzerfreundlichkeit, Integrationsfähigkeit, Skalierbarkeit und Wirtschaftlichkeit. Ein objektiver Vergleich schafft Transparenz und reduziert das Risiko einer Fehlentscheidung.

Was vor der Softwareauswahl geklärt sein sollte

• Anforderungen sollten aus den tatsächlichen Prozessen und Zielen abgeleitet werden, bevor Anbieter miteinander verglichen werden.
• Beteiligte Fachbereiche müssen wissen, welche Daten benötigt werden, wer sie liefert und wie sie in die Planung einfließen.
• Bestehende Schwachstellen sollten vor der Digitalisierung behoben werden, damit sie nicht lediglich in ein neues System übertragen werden.

Wie aus Anforderungen eine belastbare Entscheidung wird

• Bestehende Prozesse müssen zunächst darauf geprüft werden, welche Schritte tatsächlich notwendig sind und wo Optimierungspotenzial besteht.
• Anforderungen aus den beteiligten Fachbereichen müssen in einem gemeinsamen Zielbild zusammengeführt werden.
• Anbieter sollten anschließend anhand einheitlicher Kriterien wie Wirtschaftlichkeit, technischer Passung und Benutzerfreundlichkeit verglichen werden.

Liquiditätsplanung im Praxisfall der Stadtwerke Heilbronn

Die Stadtwerke Heilbronn GmbH verfügten bereits über funktionierende Prozesse zur Liquiditätsplanung. Gleichzeitig wurde deutlich, dass die vorhandenen Abläufe weiteres Potenzial für mehr Transparenz, Effizienz und Planungssicherheit boten. Einzelne Maßnahmen aus den Vorjahren wirkten sich stärker auf den Finanzfluss aus als erwartet, wodurch der bisherige Planungshorizont zunehmend an seine Grenzen stieß.

Anstatt direkt eine Software auszuwählen, wurde zunächst ein gemeinsamer Workshop durchgeführt. Ziel war es, die bestehenden Datenflüsse und Prozesse zu analysieren sowie festzulegen, welche Anforderungen eine zukünftige Lösung tatsächlich erfüllen muss. Dadurch entstand eine klare Grundlage für die weitere Projektplanung.

Im nächsten Schritt wurde eine strukturierte Ausschreibung vorbereitet. Mithilfe eines objektiven Scoring-Modells konnten verschiedene Anbieter anhand einheitlicher Kriterien bewertet werden. Neben der Wirtschaftlichkeit spielten insbesondere die technische Passgenauigkeit und die Benutzerfreundlichkeit eine entscheidende Rolle. Das Ergebnis war eine nachvollziehbare Entscheidungsgrundlage für die Auswahl der passenden Software.

Die Ergebnisse im Überblick:

Der Praxisfall der Stadtwerke Heilbronn zeigt, dass die entscheidende Arbeit bereits vor der eigentlichen Softwareauswahl beginnt. Durch die Analyse der bestehenden Abläufe, eine klare Anforderungsdefinition und den strukturierten Vergleich verschiedener Anbieter entstand eine nachvollziehbare Entscheidungsgrundlage. Damit wurden die Voraussetzungen für transparentere Planungsprozesse, effizientere operative Abläufe und eine höhere Planungssicherheit geschaffen.

 

Fallstudie herunterladen   

Fazit

Eine moderne Liquiditätsplanung schafft weit mehr als einen Überblick über Kontostände. Sie bildet die Grundlage für sichere Investitionsentscheidungen, verbessert die Transparenz im Unternehmen und hilft dabei, finanzielle Entwicklungen frühzeitig zu erkennen.

Die Fallstudie der Stadtwerke Heilbronn zeigt, dass eine bessere Liquiditätsplanung nicht mit einem Softwareprodukt beginnt. Strukturierte Workshops machten die bestehenden Datenflüsse und Anforderungen transparent. Darauf aufbauend konnten Anbieter anhand einheitlicher Kriterien verglichen und eine fundierte Entscheidungsgrundlage geschaffen werden. Das Ergebnis sind transparentere Planungsprozesse, effizientere Abläufe und eine höhere Planungssicherheit.

Wer seine Liquiditätsplanung zukunftssicher aufstellen möchte, sollte deshalb zunächst die eigenen Prozesse analysieren und erst anschließend über die passende Software entscheiden.

Deine nächsten Schritte

• Prüfe, ob deine Liquiditätsplanung auf klar definierten Prozessen oder überwiegend auf manuellen Abläufen basiert.
• Definiere die Anforderungen an eine zukünftige Lösung, bevor du Softwareanbieter vergleichst.
• Bewerte potenzielle Anbieter anhand objektiver Kriterien wie Wirtschaftlichkeit, technischer Passung und Benutzerfreundlichkeit.