Zusammenfassung
Ein gutes Kassensystem macht deinen Gastronomiealltag leichter. Es nimmt Bestellungen schnell auf, bringt die richtigen Informationen in die Küche und sorgt dafür, dass deine Gäste unkompliziert bezahlen können. Welche Funktionen dafür nötig sind, hängt allerdings weniger von der Zahl deiner Tische ab als davon, wie du arbeitest.
Ein kleiner Imbiss braucht meist eine andere Lösung als ein Restaurant mit Tischservice, mehreren Küchenstationen und großer Terrasse. Trotzdem kann auch ein überschaubarer Betrieb komplexe Abläufe haben. Entscheidend ist, wie viele Bestellungen gleichzeitig eingehen, wo Informationen weitergegeben werden und an welchen Stellen dein Team heute Zeit verliert.
Besonders wichtig ist das Zusammenspiel von Kasse und Kartenzahlung. Rechnungen aufteilen, Beträge automatisch ans Terminal übertragen und direkt am Tisch kassieren: Solche Funktionen können den Service spürbar vereinfachen. Voraussetzung ist, dass Software, Geräte, Zahlungsanbieter und Verbindung zuverlässig zusammenspielen.
Mein Rat: Lege zuerst fest, was dein Betrieb tatsächlich benötigt. Lass dir dann einen kompletten Ablauf vorführen – von der Bestellung über die Küche bis zur getrennten Bezahlung. Erst danach lohnt sich der Preisvergleich. Neben Software und Geräten gehören dabei auch Einrichtung, Support, Zahlungsgebühren und die gesetzlichen Anforderungen auf den Prüfstand.
Wenn aus einer einfachen Rechnung ein kleiner Hindernislauf wird
Stell dir einen ganz normalen Abend im Restaurant vor. Vier Gäste haben gut gegessen und möchten bezahlen, natürlich getrennt. Die Servicekraft bringt die Rechnung, ordnet die einzelnen Gerichte zu und rechnet die Beträge zusammen. Einer zahlt bar, die anderen mit Karte. Also muss erst einmal das Kartenterminal geholt werden.
Zurück am Tisch zeigt sich das nächste Problem: Die Verbindung ist zu schwach. Ein Gast geht mit nach vorne zur Kasse. Dort wird seine Karte nicht akzeptiert. Nach einigem Hin und Her übernimmt schließlich jemand anderes den Betrag.
Kein Weltuntergang. Aber ein ziemlich umständlicher Abschluss für einen ansonsten gelungenen Restaurantbesuch. Und während die Servicekraft beschäftigt ist, warten womöglich schon die nächsten Gäste.
Das Interessante daran: Hier kommen gleich mehrere Probleme zusammen, die oft vorschnell dem Kassensystem zugeschrieben werden. Die Rechnungsteilung ist eine Softwarefrage. Der Weg zum Terminal betrifft die Ausstattung. Der schlechte Empfang ist ein Infrastrukturproblem. Und welche Karten angenommen werden, entscheidet das Zahlungsangebot.
Deinen Gästen ist diese Unterscheidung egal. Für sie zählt, dass das Bezahlen funktioniert. Genau deshalb solltest du bei der Auswahl nicht nur auf die Funktionen einer Kasse schauen, sondern auf den gesamten Ablauf und das von der ersten Bestellung bis zur letzten Zahlung.
Welches Kassensystem passt zu deinem Gastronomiebetrieb?
„Für die Gastronomie geeignet“ steht auf vielen Angeboten. Doch Gastronomie ist nicht gleich Gastronomie. In einem Café wird vielleicht direkt an der Theke bestellt und bezahlt. In einem Restaurant nehmen mehrere Servicekräfte Bestellungen am Tisch auf. Eine Pizzeria kombiniert womöglich Abholung, Lieferung und Tischgeschäft.
Bevor du dir verschiedene Kassensysteme ansiehst, lohnt sich deshalb ein Blick auf einen typischen, gut besuchten Tag. Wo kommt die Bestellung an? Wer bearbeitet sie? Welche Informationen müssen in der Küche oder an der Bar landen? Und wo entstehen heute unnötige Wege oder Rückfragen?
- Bestellen deine Gäste an der Theke, am Tisch oder über beide Wege?
- Wie viele Mitarbeiter arbeiten während der Stoßzeiten gleichzeitig mit der Kasse?
- Werden Speisen und Getränke an unterschiedlichen Stationen zubereitet?
- Wie gelangen Änderungen und Sonderwünsche zuverlässig an die richtige Stelle?
- Wo stockt es besonders häufig – bei der Aufnahme, in der Küche oder beim Bezahlen?
Diese Fragen verraten mehr über deinen Bedarf als eine pauschale Empfehlung anhand der Sitzplätze. Wenn zwei Servicekräfte gleichzeitig denselben Tisch betreuen, muss das System beispielsweise verhindern, dass Bestellungen durcheinandergeraten. Werden Sonderwünsche bislang auf Zuruf in die Küche gegeben, sollte die digitale Weiterleitung besonders genau getestet werden.
Die Basis: Bestellungen schnell und fehlerfrei erfassen
Bei einem einfachen Betrieb steht zunächst die Bestellaufnahme im Mittelpunkt. Häufig verkaufte Artikel sollten mit wenigen Handgriffen erreichbar sein. Extras wie „ohne Zwiebeln“ oder „extra Käse“ müssen sich direkt dem richtigen Gericht zuordnen lassen – einschließlich eines möglichen Aufpreises.
Entscheidend ist dabei nicht nur, wie bequem die Eingabe aussieht. Die Information muss auch dort verständlich ankommen, wo sie gebraucht wird. Was nützt eine schön gestaltete Kassenoberfläche, wenn in der Küche niemand erkennt, zu welchem Burger der Sonderwunsch gehört?
Ein guter Test ist eine nachträgliche Änderung: Bestelle zwei Gerichte, schicke die Bestellung an die Küche und ändere anschließend eine Position. Jetzt zeigt sich, ob die Korrektur eindeutig übermittelt wird oder ob plötzlich zwei widersprüchliche Arbeitsaufträge im Umlauf sind.
Eine Tischverwaltung gehört dagegen nicht automatisch zur Grundausstattung. Für einen reinen Thekenbetrieb kann sie überflüssig sein. Im Restaurant sollte sie hingegen deine tatsächlichen Räume und Tische abbilden und auch dann übersichtlich bleiben, wenn mehrere Mitarbeiter gleichzeitig damit arbeiten.
Beim Tischservice kommt es auf das Zusammenspiel an
Je mehr Service am Tisch stattfindet, desto wichtiger werden die Übergänge zwischen einzelnen Arbeitsschritten. Kann eine Servicekraft die Bestellung aufnehmen und eine Kollegin später Getränke ergänzen? Ist sofort erkennbar, welche Positionen schon bestellt, serviert oder bezahlt wurden?
Mobile Bestellgeräte können hier viel Lauferei sparen. Statt zwischen Tisch und stationärer Kasse hin- und herzugehen, nimmt dein Team Bestellungen direkt beim Gast auf. Allerdings sollte sich die Software auf dem tatsächlichen Handgerät ebenso einfach bedienen lassen wie auf einem großen Bildschirm.
Auch Gutscheine, Trinkgeld und getrennte Rechnungen verdienen Aufmerksamkeit – sofern sie zu deinem Alltag gehören. Besonders wichtig: Eine Teilrechnung muss bezahlt werden können, ohne dass die übrigen Positionen des Tisches verloren gehen oder versehentlich als erledigt gelten.
Manche Lösungen verbinden Bestellaufnahme und Kartenzahlung sogar auf einem Gerät. Das kann sinnvoll sein, wenn dein Team regelmäßig am Tisch kassiert. Ob sich die Anschaffung lohnt, hängt davon ab, wie viel Zeit und welche Wege du damit tatsächlich sparst.
Küche und Service: Wann reicht ein Bondrucker, wann brauchst du mehr?
Eine Bestellung ist erst dann sauber verarbeitet, wenn sie an der richtigen Station landet. Die Getränke gehören an die Bar, das Hauptgericht an die Küche und der Sonderwunsch zum passenden Teller. Ob die Informationen auf Papier ausgedruckt oder auf einem Bildschirm angezeigt werden, ist zunächst zweitrangig.
Für viele Betriebe reicht eine zuverlässige Bestellweiterleitung vollkommen aus. Anspruchsvoller wird es, wenn mehrere Stationen zeitlich zusammenarbeiten müssen. Bereitet die eine Station die Beilage zu und die andere das Hauptgericht, sollen beide möglichst gleichzeitig fertig werden. Bei mehreren Gängen kommt zusätzlich der richtige Zeitpunkt hinzu.
In solchen Fällen kann eine Küchensteuerung mit Gangabruf und Bearbeitungsstatus helfen. Der Service gibt beispielsweise den nächsten Gang frei, während die Küche sehen kann, welche Positionen noch offen sind. Damit das funktioniert, müssen die Mitarbeiter diese Informationen im Alltag allerdings auch konsequent nutzen.
Mehr Bildschirme oder Drucker bedeuten also nicht automatisch bessere Abläufe. Entscheidend ist, ob dein Team damit besser zusammenarbeitet. Wenn Küche und Service eng aufeinander angewiesen sind, sollten beide bei der Auswahl und der praktischen Vorführung dabei sein.
Getrennte Rechnungen und Kartenzahlung: Hier zeigt sich die Qualität
Spätestens beim Bezahlen trennt sich eine durchdachte Lösung von einer, die nur auf dem Papier gut aussieht. Gerade im Restaurant ist es völlig normal, dass Gäste einzeln bezahlen möchten. Das sollte nicht jedes Mal eine kleine Rechenaufgabe für die Servicekraft werden.
Wichtig ist die Unterscheidung zwischen zwei Funktionen: Bei einer Rechnungsteilung ordnest du einzelne Speisen und Getränke bestimmten Gästen zu. Bei einer gemischten Zahlung wird dagegen ein Betrag mit mehreren Zahlungsmitteln beglichen – beispielsweise teilweise bar und teilweise mit Karte. Nicht jedes System beherrscht beides gleichermaßen komfortabel.
Was bezahlt ist, muss sofort erkennbar sein
Nach jeder Teilzahlung sollte die Kasse klar anzeigen, welche Positionen erledigt sind und was noch offen ist. Die Servicekraft darf dafür nicht auf einem Zettel mitrechnen müssen. Auch Trinkgeld oder die Einlösung eines Gutscheins sollten den Ablauf nicht unnötig verkomplizieren.
Probiere das mit einer realistischen Bestellung aus: Vier Gäste, mehrere Getränke, eine gemeinsam bestellte Vorspeise und unterschiedliche Zahlungsarten. Wenn sich dieser Tisch ohne Umwege abrechnen lässt, ist das deutlich aussagekräftiger als ein Häkchen neben „Split Payment“ in einer Funktionsliste.
Kasse und Terminal sollten miteinander sprechen
Bei einer angebundenen Zahlungslösung überträgt die Kasse den richtigen Betrag direkt an das Kartenterminal. Nach der Zahlung sollte das Ergebnis automatisch dem passenden Vorgang zugeordnet werden. Das spart die manuelle Betragseingabe und reduziert mögliche Fehler.
Aber auch eine gute Anbindung löst nicht jedes Problem. Welche Karten akzeptiert werden, hängt vom vereinbarten Zahlungsangebot ab. Eine Zahlungsart, die du in der Kassensoftware auswählen kannst, ist deshalb nicht automatisch am Terminal freigeschaltet.
Genauso wichtig ist die Verbindung. Teste die Geräte nicht nur direkt neben der Kasse, sondern auch dort, wo du später kassieren möchtest – etwa auf der Terrasse, im Biergarten oder im hinteren Gastraum. Und kläre vorab, was bei einem Verbindungsabbruch passiert. Dein Team muss erkennen können, ob eine Zahlung erfolgreich war, bevor es sie erneut auslöst.
Wie eine auf Gastronomie und Veranstaltungen abgestimmte Kassen- und Payment-Lösung in der Praxis aussehen kann, zeigt unsere Fallstudie zur Hohenloher Alm.
Rechtliche Anforderungen: Was deine Gastronomiekasse erfüllen muss
Eine Kasse kann im täglichen Betrieb hervorragend funktionieren und trotzdem Fragen bei der rechtlichen Umsetzung offenlassen. Deshalb gehört die Einhaltung der deutschen Kassenanforderungen von Anfang an zur Auswahl – nicht erst kurz vor der Inbetriebnahme.
Bei elektronischen Aufzeichnungssystemen spielen unter anderem die nachvollziehbare Speicherung von Geschäftsvorfällen, der Schutz vor unbemerkten Änderungen und die Bereitstellung prüfungsrelevanter Daten eine Rolle. Eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ist dabei ein wichtiger Baustein, aber kein Freifahrtschein für den gesamten Kassenbetrieb.
Kläre mit Anbieter und steuerlicher Beratung, welche Anforderungen für deine konkrete Lösung gelten. Dazu gehören insbesondere die Regelungen aus Abgabenordnung und Kassensicherungsverordnung, die TSE-Anbindung, Belegausgabe, Datenexport und mögliche Mitteilungspflichten. Ebenso wichtig ist die Aufgabenverteilung: Was übernimmt der Anbieter bei der Einrichtung, und wofür bist du anschließend selbst verantwortlich?
Verlasse dich dabei nicht allein auf Werbeaussagen wie „finanzamtskonform“. Entscheidend ist, wie das System bei dir eingerichtet und verwendet wird. Ob du überhaupt zur Nutzung einer elektronischen Kasse verpflichtet bist, ist außerdem eine andere Frage als die Anforderungen an ein bereits eingesetztes elektronisches Kassensystem.
So findest du heraus, welche Funktionen ihr Geld wert sind
Jetzt wird es konkret. Statt möglichst viele Funktionen zu vergleichen, teile deine Anforderungen in drei Kategorien ein: unverzichtbar, bei absehbarem Bedarf sinnvoll und derzeit nicht nötig.
Für ein Restaurant kann die Tischverwaltung unverzichtbar sein. Für einen Imbiss mit ausschließlich Thekenverkauf wäre sie womöglich nur ein zusätzlicher Kostenpunkt. Ähnlich sieht es mit Küchensteuerung, mobilen Geräten oder umfangreichen Auswertungen aus: Bezahle dafür, wenn du einen konkreten Nutzen im Betriebsablauf erkennst – nicht allein, weil es im Paket enthalten ist.
Ein Praxistest sagt mehr als jede Produktpräsentation
Bitte Anbieter nicht nur darum, dir einzelne Menüs und Funktionen zu zeigen. Lass stattdessen einen typischen Vorgang aus deinem Betrieb durchspielen. Für ein Restaurant mit Tischservice könnte das so aussehen:
- Eine Bestellung mit mehreren Gerichten, einem Extra und einem Sonderwunsch aufnehmen.
- Getränke und Speisen an die jeweils zuständigen Stationen senden.
- Eine bereits übermittelte Position ändern und kontrollieren, wie die Küche informiert wird.
- Die Rechnung auf mehrere Gäste verteilen, ohne offene Positionen zu verlieren.
- Eine Teilrechnung bar, eine weitere mit Karte bezahlen und Trinkgeld ergänzen.
- Prüfen, ob Zahlungsstatus, bezahlte Positionen und offener Restbetrag stimmen.
Falls du auch gemischte Zahlungsarten innerhalb einer Rechnung brauchst, teste das separat. Lass möglichst diejenigen Mitarbeiter mit den Geräten arbeiten, die sie später täglich bedienen. Sie merken oft schneller als jeder Entscheider, wo unnötige Klicks, Rückfragen oder Wartezeiten entstehen.
Und wenn der Anbieter für einen entscheidenden Schritt ein Zusatzmodul, ein weiteres Gerät oder eine besondere Anbindung benötigt, sollte genau das im Angebot stehen.
Wenn du bei den laufenden Gebühren genauer hinschauen möchtest, findest du in unserem Paymentkosten-Whitepaper weitere Hintergründe zu Kartenzahlungen, Terminals und Gebührenmodellen.
Vergleiche nicht den Einstiegspreis, sondern das Gesamtpaket
Ein günstiger monatlicher Softwarepreis klingt attraktiv. Weniger attraktiv wird er, wenn mobile Bestellaufnahme, Küchendrucker oder die benötigte Schnittstelle erst gegen Aufpreis verfügbar sind. Vergleiche deshalb immer Angebote mit demselben Leistungsumfang.
Berücksichtige neben Kasse, Software und Geräten auch Einrichtung, Schulung, TSE, Wartung und Support. Gerade in der Gastronomie ist wichtig, ob du Unterstützung bekommst, wenn dein Betrieb geöffnet hat – und nicht nur während klassischer Bürozeiten.
Hinzu kommen die Kosten der Zahlungsabwicklung. Achte darauf, welche Gebühren für Kartenzahlungen, Terminal und Anbindung anfallen und welche Leistungen bereits im Paket enthalten sind. Vertragslaufzeiten, Erweiterungsmöglichkeiten und Datenexport bei einem späteren Anbieterwechsel gehören ebenfalls in den Vergleich.
Natürlich kann eine gute Lösung auch Arbeitszeit sparen. Wenn deine Servicekräfte seltener zur Kasse laufen oder Beträge nicht mehr doppelt eingeben, bleibt mehr Zeit für die Gäste. Daraus solltest du aber keine pauschale Personalkosteneinsparung ableiten. Entscheidend sind die Arbeitsschritte, die in deinem Betrieb tatsächlich entfallen.
Fazit: Das beste Gastro-Kassensystem passt zu deinen Abläufen
Du brauchst nicht die Kasse mit den meisten Funktionen. Du brauchst eine Lösung, die Bestellungen zuverlässig verarbeitet, deinem Team Arbeit abnimmt und Gästen einen unkomplizierten Bezahlvorgang ermöglicht. Alles andere ist nur dann sinnvoll, wenn es dafür einen konkreten Einsatz gibt.
Für deine Auswahl reichen drei nächste Schritte:
- Abläufe aufnehmen: Notiere, wo bei Bestellungen, Küchenausgabe und Zahlung heute Zeit verloren geht.
- Im Alltag testen: Lass dir genau diese Situationen mit den vorgesehenen Geräten vorführen – einschließlich Änderungen und getrennten Rechnungen.
- Gesamtkosten vergleichen: Stelle nur Angebote mit gleichem Funktionsumfang gegenüber und berücksichtige Support, Zahlungsgebühren, Vertragsbedingungen und rechtliche Anforderungen.
Häufige Fragen
Vor allem eine schnelle Bestellaufnahme, klar zugeordnete Extras und eine zuverlässige Weitergabe an Küche oder Theke. Dazu kommt ein unkomplizierter Bezahlvorgang. Tischverwaltung oder mobile Bedienung lohnen sich erst, wenn dein Servicekonzept sie wirklich braucht.
Sobald mehrere Küchenstationen ihre Arbeit zeitlich aufeinander abstimmen müssen, können Funktionen wie Gangabruf und Bearbeitungsstatus sinnvoll sein. Entscheidend ist also die Zusammenarbeit in der Küche – nicht die Anzahl deiner Tische.
Lass einen Tisch mit mehreren Gästen aufteilen und die Teilrechnungen nacheinander bezahlen. Nach jeder Zahlung muss klar sein, was erledigt ist und was noch offensteht. Wenn du zusätzlich Bar- und Kartenzahlung innerhalb einer Rechnung kombinierst, teste auch das separat.
Nein, aber es kann den Service vereinfachen, weil dein Team weniger Geräte wechseln und Wege zurücklegen muss. Entscheidend ist, ob du diesen Vorteil im Alltag nutzt. Kartenakzeptanz, Verbindung und die korrekte Zahlungszuordnung musst du unabhängig davon prüfen.
Nein. Neben der TSE kommt es unter anderem auf die ordnungsgemäße Einrichtung und Nutzung, Aufzeichnungen, Belegausgabe, Datenbereitstellung und mögliche Mitteilungspflichten an. Lass die Anforderungen für deine konkrete Lösung vor der Inbetriebnahme prüfen.
Quellen
Für die rechtliche Einordnung sind insbesondere die folgenden Originalquellen relevant. Die jeweils aktuelle Fassung und ihre Anwendung auf die konkrete Kassenlösung sollten vor Veröffentlichung beziehungsweise Inbetriebnahme geprüft werden.
- Abgabenordnung (AO), § 146 – Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen
- Abgabenordnung (AO), § 146a – Elektronische Aufzeichnungssysteme
- Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)
Redaktioneller Hinweis vor Veröffentlichung: Die aktuellen Einzelheiten zu TSE, Belegausgabe, Datenbereitstellung, Mitteilungspflichten und Ausnahmen sind rechtlich beziehungsweise steuerlich zu prüfen. Das gilt auch für die entsprechende FAQ.
